近期,国家统计局广州调查队立足工作实际,借助甘特图、项目管理视图等信息化手段,加强调研项目进度计划管理和可视化,助力统计调研工作提质增效。
甘特图通常以一种条形图的形式呈现,其中每个任务都表示为一条横条,该横条的长度表示任务的维持的时间,横条的起点和终点分别表示任务的起始和终止日期,图中的条、柱表示每项活动的计划进度和相互衔接的逻辑。甘特图是一个规划目标、进度管理的工具,将甘特图应用在调研工作中,可以直观展示调研进度计划安排,解决潜在资源冲突等问题,强化调研进度计划管理,促进调研项目顺利开展。
从实际工作看,调研工作开展的全过程能分解为八个步骤:制定调研方案、制定调研计划、实地调研、问卷调研、数据分析、撰写调研报告、上报调研结果、调研资料归档等。
按照上述步骤绘制单个调研任务甘特图,实心竖线代表当前日期,横条表示调研的子任务,横条的起点和终点分别表示该项子任务的开始时间和终止时间。借助甘特图,调研参与人能快速、直观地了解调研进度,各项子任务是否如期完成,是否存在延迟等情况;纵向有两个以上横条表示同一时间有并行子任务,提示调研项目负责人需提前安排人手,避免人员冲突造成调研任务滞后。
多项调研同时开展时,调研负责人需及时掌握调研进展时间表,进行项目之间比较,识别潜在的时间延迟和人员冲突,并及时采取措施来解决这些问题,确保各项调研任务按时完成。横条表示一项调研任务,当纵向存在多个横条时,说明当天有多项调研并行开展,调研负责人需要提前谋划,解决潜在资源冲突。
项目管理视图可以实现对项目进展情况的可视化监控,对提升调研项目管理能力大有益处。调研项目负责人通过管理视图可以直观地监控调研项目完成的整体情况、单个调研任务的进展情况、时间进度管控、执行责任人等信息,这有助于加强跨处室沟通,有效整合和利用处室资源,协调多处室合作开展调研,从而提升信息共享和沟通效率,提高调研项目过程管理能力,确保调研高质高效完成。
借助WPS表格的函数、透视图、格式设置等功能制作调研项目管理视图,分为上下两个部分:上半部分为调研项目总体执行情况,包括专题调研数量、制定专题调研方案数量、撰写调研报告数量等关键环节的执行情况,调研项目负责人可以直观地监控所有调研项目进展情况,快速了解调研项目进度,解决不同调研项目之间的信息共享问题,提升项目沟通效率;下半部分为各个调研项目进展的具体情况,包括调研进度、负责人、开始日期、结束日期、剩余天数、执行状态等调研项目进展情况。借助调研项目管理视图,调研参与人员能够迅速了解项目进度、亟待解决的问题、人员安排、资源调配等情况,从而采取预防性措施,增强执行力,确保调研项目如期保质保量完成。